Data nashromážděná ve formulářích a průzkumech lze automaticky přenést do služby Google Sheets. Toto je zvláštní výhoda pro ty, kteří používají sadu Google Suite, např. ve společnosti. Tímto způsobem budou data snadno dostupná a připravena k dalšímu zpracování a analýze.
Pro přenos dat z formuláře vytvořeného na platformě Netquest do Google Sheets použijeme jednoduchý nástroj, který bude sloužit jako „převodník dat“ mezi Netquest a Google – jejím bezplatný nástroj Zapier.
1.) Vyberte nebo vytvořte formulář, ze kterého budete data předávat společnosti Google
Jako příklad použijeme jednoduchý formulář žádosti o školení:
Chceme předávat odpovědi z těchto tří polí formuláře do Google Sheets. Formulář, který vyplní osoba, bude vypadat takto:
2.) Vyberte nebo vytvořte dokument Google Sheets, do kterého budete přenášet data z formuláře
Jako příklad použijeme jednoduchý dokument nazvaný „Data z Netquest„, ve kterém jsme definovali tři záhlaví sloupců: Jméno a příjmení (A1), E-mailová adresa (B1) a Den školení (C1):
3.) Pomocí nástroje Zapier propojte Netquest s Google Sheets
Přejděte na stránku https://zapier.com/sign-up/?next=/app/editor/template/1035 a registrujte si účet. Je důležité se zaregistrovat prostřednictvím tohoto odkazu, takže automaticky přejdeme do formuláře konfigurace připojení -> Google Sheets. Po registraci se zobrazí úvodní obrazovka:
Kde vyberte možnost „Catch Hook“ a pokračujte kliknutím na tlačítko „Continue“. Zobrazí se následující obrazovka:
V tomto okamžiku jsme obdrželi jedinečný odkaz, tzv webhook, který naslouchá, pokud na tento odkaz přicházejí nová data z webu. Klikneme na tačítko „Copy“. V nové záložce prohlížeče přejděte do rozhraní Netquest do menu Nastavení -> Alerty -> Vytvořit nový alert.
Definujeme název alertu, např. „Přenos dat do Google Sheets“ a jako kanál pro přesměrování vyberte možnost „Odeslat jako webhook“.
Poté vložte odkaz přijatý v Zapieru do pole „Webhook adresa“.
Na konci adresy připište ?q1=[ANS_1]&q2=[ANS_2]&q3=[ANS_3]. Tento záznam Vám umožňuje poskytovat Google Sheets odpovědi na tři otázky, které požadujeme (ANS_1, ANS_2, ANS_3).
Můžete zadat mnoho dalších dat – jejich úplný seznam naleznete pod zeleným odkazem „seznam informací“, který se nachází pod polem, do kterého tyto hodnoty zadáváte.
Kliknutím na tlačítko „Uložit“ vytvoříte nový alert a začnete odesílat data formuláře do Google Sheets.
4.) Vyplníme testovací dotazník / formulář
Vstoupíme do našeho průzkumu a vyplníme jej vzorovými údaji pro aktivaci alertu. V našem případě jej vyplníme údaji „Petr Novák“:
5.) Dokončení nastavení Zapieru
Přejděte zpět na stránku Zapieru a potvrďte své nastavení kliknutím na modré tlačítko „Ok, I did this“.
Na následující stránce si můžete ověřit správnost zaslaných údajů kliknutím na ikonu šipky. Následně klikněte na tlačítko „Continue“.
Na nové stránce potvrdťe výběr Spreadsheetu kliknutím na tlačítko „Continue“.
Na nové stránce propojte svůj Google účet se Zapierem kliknutím na tlačítko „Connect an account“, povolte Zapieru komunikaci s Vaším Google účtem a nakonec klikněte na tlačítko „Save + Continue“.
Na nové stránce dokončete poslední nastavení:
- Vyberte odpovídající Spreadsheet, v našem případě je jím Data z Netquest
- Vyberte Worksheet
- Nadefinujte odpovídající Querystringy
Nakonec klikněte na tlačítko „Continue“.
Na nové stránce můžete odeslat první data do svých Google Sheets kliknutím na tlačítko „Send Test to Google Sheets“ nebo tento krok přeskočit kliknutím na tlačítko „Skip test“.
Na nové stránce získáte potvrzení o úspěšném vytvoření Vašeho Zapu.
Pokud jste v předchozím kroku kliknuli na tlačítko „Send Test to Google Sheets“, v tento okamžik ve svých Google Sheets máte již první data.
Od nynějška bude každý respondent, který vyplní formulář, automaticky odeslán do služby Google Sheets.
Pokud chcete vidět, jak toto řešení funguje v praxi, přejděte na formulář: https://www.netquest.cz/dotaznik/431982/prihlaska-pro-ucastniky-skoleni.html
Vyplňte je falešnými údaji a přejděte na adresu: https://docs.google.com/spreadsheets/d/1-EzwzAG8VT6n_0boAN73kYiHAttfjrQCcaWFSSKrfNw/edit?usp=sharing
V tomto procesu jsme použili technologii Webhook. Jedná se o velmi flexibilní model přenosu informací z jednoho internetového nástroje do druhého. S pomocí webhooku můžete přenášet data z formuláře nejen do Google Sheets – např. Také do Gmailu, kalendáře, Trello, Asany, JIRA atd. Úplný seznam naleznete zde: https://zapier.com/apps/webhook/integrations
Pokud potřebujete pomoc nebo Vám některý z konfiguračních bodů zřejmý, kontaktujte nás – rádi vám pomůžeme!